La phase de transfert ou phase de consolidation est la dernière phase d’accompagnement du programme beta.gouv.fr. Elle a pour objectif de mettre en œuvre les moyens nécessaires à la pérennisation du service public numérique développé.
Au sein du réseau beta.gouv, l’année 2020 aura été marquée par un nombre record de startups d’État transférées. Pour essayer de garantir la réussite de cette dernière étape, des coachs accompagnent les intrapreneur.es, leurs équipes et administrations d’accueil. Alors que quelques équipes ont terminé cette phase de transfert, nous leur avons proposé de nous raconter cette expérience.
Sylvie Lebel, intrapreneure chez Pôle emploi et Maritza Abreo, coach, ont travaillé ensemble pour la réussite de la consolidation de la startup Zen au sein de Pôle emploi de septembre 2020 à mars 2021.
Elles ont bien voulu nous raconter cette expérience.
Ton produit a été transféré de l’incubateur de Pole emploi vers une direction métier. D’un service numérique à l’autre, les raisons de transférer un produit peuvent varier. Dans ton cas, quels ont été les déclencheurs ?
Sylvie (intrapreneure) : Le produit Zen avait pour objectif de faire diminuer de moitié le risque de trop perçus à Pôle emploi lié à l’actualisation des demandeurs d’emploi.
Cet objectif était atteint pour notre première cible, les assistantes maternelles et nous nous apprêtions à lancer une solution pour un nouveau type d’utilisateur.
Cela aurait rendu Zen bien plus visible et nous souhaitions que cela soit porté par la direction générale.
La direction a décidé de lancer un nouveau projet pour l’actualisation des demandeurs d’emploi et a décidé d’intégrer les apprentissages de zen dans cette nouvelle plateforme.
Nous pressentions que le produit était à un moment clé et qu’il aurait été contre-productif de ne pas embarquer la direction. Effectivement, avec du recul, le moment a bien été choisi et Zen a trouvé sa place, choisie par la direction, et l’intégration s’est très bien passée.
A noter qu’au-delà du produit, nous avons apporté la méthode de travail agile au sein de la direction. En effet, le sujet de “Zen” est l’actualisation et il se trouve que la direction est en train de déployer une refonte de l’actualisation. J’ai fait partie de ce projet, apportant mes apprentissages de “Zen” mais aussi la valeur ajoutée de l’approche centrée sur les utilisateurs.
La culture de coaching de beta est très portée sur le démarrage et la croissance d’un produit mais moins sur son atterrissage. Maritza, tu fais donc partie des pionnières. Raconte-nous ta préparation.
Maritza (coach) : J’ai essayé de comprendre au maximum l’organisation et la culture de Pôle emploi. J’ai échangé avec des personnes clés au sein de cette administration mais aussi avec des membres de la communauté beta.gouv. Mon but était d’aider au mieux l’intrapreneure dans sa mission d’intégrer les fonctionnalités à succès de “Zen” dans la nouvelle plateforme d’actualisation.
Je me suis appuyée également sur deux compétences, expériences et formations acquises pendant mes expériences précédentes. D’une part, travail avec les intrapreneurs et entrepreneurs pour identifier leurs compétences, modes opératoires et motivations. D’autre part, mon expérience dans la transformation agile des organisations.
Pourriez-vous nous décrire la façon dont vous avez travaillé ensemble durant cette période ?
Maritza : Dans un premier temps nous avons identifié les objectifs liés au produit, à sa passation et à la trajectoire de l’intra avec des feuilles de route et points d’étapes pour chaque objectif.
Nous avons décidé d’avancer sur les trois objectifs en même temps. Nous avions des ateliers de partage uniquement entre nous, puis d’autres ateliers avec toute l’équipe en charge de la plateforme d’actualisation. Nous nous sommes donné un rendez-vous hebdomadaire qui nous permettait d’avancer à un rythme soutenu. Ce fut très efficace!
Ensuite, nous avons avancé sur chaque sujet en analysant les actions mises en place mais aussi les événements qui faisaient bouger les cartes.
Ces rendez vous ont été de vrais moments d’échange pour décrypter un événement, soulever des problématiques et mesurer quelles avancées seraient possibles et quels outils mobiliser.
Nous avons aussi régulièrement relu les objectifs que nous nous étions fixés pour garder le cap et ne pas se laisser embarquer dans d’autres sujets.
Justement, quels objectifs, personnels et professionnels, vous étiez-vous fixés au démarrage ?
Maritza : Nos objectifs étaient simples :
Avec un peu de recul, lesquels ont été atteint et lesquels sont encore à conquérir ?
Sylvie : La première réussite est l’accompagnement de la trajectoire de l’intrapreneure très peu sûre de sa valeur. Cet accompagnement m’a permis d’analyser mon parcours, de valoriser mon expérience, de prendre conscience de mes atouts et de lister les compétences acquises dans mon rôle d’intrapreneure.
Ensuite nous avons analysé et identifié les tâches et missions dans lesquelles mes compétences peuvent s’exprimer dans la nouvelle organisation, et aussi fait le point sur la direction de ma carrière à moyen et long-terme.
Ma réussite : avoir obtenu un poste au sein de la direction régionale des Hauts-de-France mais aussi avoir su adapter ma posture et gagné confiance en moi au fur et à mesure des échanges.
Du point de vue produit, nous avons réussi à intégrer les ensignements de “Zen” au proejet de la direction.
En revanche, il reste encore à des objectifs à conquérir : le travail en mode produit et l’agilité dans l’organisation manquent de maturité. Pôle emploi est une grande maison avec différents départements qui n’ont pas encore tous le même niveau et expérience face à ces sujets.
Sylvie, d’après toi, qu’est-ce qui t’aurait le plus manqué si tu n’avais pas pu être accompagnée par une coach ?
Sylvie : Sans aucun doute la prise de recul sur les événements!
Lorsque j’étais intra j’ai découvert la liberté de créer une solution adaptée aux demandeurs d’emploi sans grandes contraintes “institutionnelles”. Mais pour consolider un produit il faut faire adopter ce projet et lui trouver une place, un fonctionnement, au sein de l’administration. Si j’avais été seule je pense que, dans la durée, je n’aurais pas été constructive car intimidée par l’ampleur de la tâche.
Et acculturer un service demande de la constance, ce qui a été possible grâce à la récurrence du rendez-vous avec Maritza.
Nos interlocuteurs s’interrogent parfois sur le rôle réel d’une intra. De cette expérience, qu’est-ce qui t’a semblé démontrer la valeur ajoutée d’une intra dans le cadre de la phase de transfert ?
Maritza : Sylvie a su apporter des outils et des pratiques comme l’ux design, la vision produit et le pilotage par l’impact.
En outre, la connaissance de la culture de l’administration et du produit ont été fondamentales.
Au fil de votre collaboration, quelles qualités indispensables pour réussir ce type de passation avez-vous identifiées dans votre binôme ?
Sylvie : On a identifié quatre qualités indispensables :
Si c’était à refaire, vous changeriez quoi dans votre collaboration et dans le pilotage de ce transfert ?
Maritza : Prendre plus de temps pour mesurer les freins de l’administration.
Dès le départ, impliquer et échanger d’avantage avec la direction des systèmes d’information (DSI). La mission était complexe et il y avait très peu de temps disponible de la part d’agents de Pôle emploi embarqué dans un projet complexe. Nous avons dû prioriser nos actions mais si c’était à refaire, on aurait investi un peu plus de temps dans les échanges avec la DSI.
Enfin, pourquoi la disparition de “ZEN” sera finalement une bonne nouvelle ?
Sylvie : Parce que les apprentissages du produit seront repris dans le nouveau formulaire d’actualisation. C’est en bonne voie ;-)
