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La rétrospective des émotions, un rituel d'équipe efficace

Quand je suis arrivée chez beta.gouv.fr, je ne savais pas du tout ce qu’était une rétrospective.

Je n’en avais jamais fait dans le privé et j’imaginais encore moins que ça pouvait exister dans le secteur public. J’y ai appris à travers l’un de mes mentors, Pierre Pezziardi, la force de prendre un moment pour parler des choses “difficiles”. Et j’ai appris ça dans le public, oui, j’insiste.

On a tendance à beaucoup parler de l’amélioration continue des produits. Et bien, la rétrospective émotions c’est aussi de l’amélioration continue… mais des équipes !

Avec mon bagage de psychologie du travail et de psychosociologie, je trouvais intéressant de voir la puissance de cette rétro et à quel point, avec un spectre de 4 émotions (joie, peur, colère, tristesse) on pouvait plus facilement mettre sur la table des situations conflictuelles dans une équipe :

  • pour leur démontrer par A+B qu’ils sont émotionnellement alignés contre des problèmes qu’ils partagent tous = effet de solidarité assez automatique ;
  • parce que la plupart des problèmes de collaboration sont d’abord de l’ordre du ressenti (le subjectif) avant toute chose et que si on les adresse pas on est, on risque, on peut vite se retrouver dans la m… pour le reste (le factuel).

Après tout, nous sommes tous des humains non ? Et ces 4 émotions font partie des émotions primaires, aussi appelées émotions de base, fondamentales ou universelles.\ Ce sont les premières que nous vivons en arrivant au monde et elles apparaissent en réaction à un évènement déclencheur comme cité dans cet article :

La joie est liée à la satisfaction d’un désir, la réussite d’un projet important à nos yeux. C’est un état de satisfaction et de bien-être qui se manifeste par de la gaîté et de la bonne humeur. Elle accroît notre énergie, la motivation et la confiance en soi.

La colère est une réaction de protection. Elle résulte d’une frustration, d’un sentiment d’injustice, de la rencontre d’un obstacle, voire de l’atteinte à son intégrité physique ou psychologique.

La peur est une émotion d’anticipation. Elle est utile lorsqu’elle nous informe d’un danger, d’une menace potentielle ou réelle car elle nous prépare à fuir, ou à agir. Elle peut être également liée à une appréhension, elle peut alors s’avérer stimulante ou bloquante.

La tristesse est liée à une perte, une déception, un sentiment d’impuissance, un souhait insatisfait. Elle se caractérise par une baisse d’énergie, de la motivation.

La rétro émotions aide à mettre des mots sur des ressentis subjectifs et force la personne a dire : ‘j’ai ressenti X quand Z s’est passé’.

  • L’émotion est mise en mots ;
  • l’évènement déclencheur est identifié pour éviter qu’il ne se reproduise ;
  • l’évènement est neutralisé s’il est encore en cours.

Cette discussion permet ainsi à l’équipe de gagner en confiance réciproque et en authenticité pour favoriser la collaboration future.

Enfin, elle permet un vrai focus de célébration et de joie en fin de rétro, ce qui est moins le cas des autres formats.

Quelle différence avec une rétro “bilan de sprint” ?

Les 2 autres rétros que je connais permettent :

  • de partager ce qu’il faut garder, modifier et commencer (keep, drop, start)
  • d’avoir un point de vue purement factuel sur la collaboration (ce que j’ai appris, ce qui m’a manqué, ce que je désire)

Elles sont difficiles à actionner sur les ressentis personnels et sur les blocages émotionnels qui peuvent être le résultat ou la cause de périodes tendues ou de situations conflictuelles dans l’équipe. On est purement sur ses tâches professionnelles, les membres de l’équipe ont plus de mal à parler d’humain à humain de manière authentique.

En revanche, elles peuvent être intéressantes si :

  • c’est la 1ère rétrospective dans une équipe (au bout de 2 semaines par exemple)
  • vous voyez qu’il y a des difficultés pour l’équipe de parler de ressentis / un manque de confiance entre collaborateurs
  • que vous êtes à la recherche d’un nouveau format pour avoir une nouvelle dynamique d’équipe
  • que vous avez déjà travaillé sur les émotions et que vous avez envie d’axer sur des éléments plus factuels

J’ai partagé ma façon de faire avec Léry qui a souhaité tester ce format de rétro et le documenter ci-dessous de manière détaillée pour vous le transmettre.

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Quelles sont les étapes à suivre ?

Les prérequis :

  • un ou une facilitatrice de préférence non-membre de l’équipe
  • chaque participant doit disposer d’une feuille, d’un stylo ou d’un ordinateur afin de pouvoir écrite
  • Cette rétro peut être animée en présentiel ou en visio.
  • Si elle a lieu en visio, chaque participant doit activer sa caméra et son micro.
  • Vérifier que tous les participants sont disponibles sur le temps prévu (60 ou 90 minutes)
  • Vérifier que tous les participants sont d’accord avec le format de la rétro

Le déroulé de l’atelier

Cette rétrospective suit quatre étapes :

  1. Explication du déroulé de l’atelier
  2. Partage des émotions par les participants
  3. Synthèse du facilitateur ou facilitatrice
  4. Recherche et adoption d’actions à tester dans les prochaines semaines
  5. Célébration des joies exprimées pour clôturer l’atelier

Le temps indiqué est indicatif pour un groupe de quatre participants.

1. Rappel du déroulé - 5 minutes

Le ou la facilitatrice explique le déroulé de l’atelier aux participants. Il ou elle vérifie que ce déroulé est clair pour tous les participants et qu’il n’y a pas de questions.

Par exemple, le ou la facilitatrice pourra dire :

  • L’atelier va durer jusqu’X heure.
  • Vous allez vous exprimer sur vos émotions depuis que vous travaillez ensemble (ou que le produit a été lancé).
  • Vous réfléchirez et vous vous exprimerez plus particulièrement sur ces 4 émotions :

    • la colère
    • la peur
    • la tristesse
    • la joie
  • Aucune de ces émotions n’est négative. Elles sont naturelles et fondamentales pour l’Homme.
  • Je vais vous demander de vous laisser guider par mes instructions et de me faire confiance tout au long de l’atelier. Vous n’avez rien à préparer
  • Pour chaque émotion, vous allez :

    • Penser à un moment où vous avez ressenti cette émotion. Écrivez l’évènement déclencheur de cette émotion sur un papier que vous garderez pour vous.
    • Dès que chacun a identifié l’expérience ou l’évènement passé(e) associé(e) à la première émotion, vous pouvez me le signaler par un petit signe ou sur le chat.
  • Dès que vous êtes prêt, chacun partage en une ou deux phrases cette expérience durant laquelle il ou elle a ressenti cette émotion.
  • Quand vous n’avez pas la parole, vous devez simplement écouter. Je vous demande de ne pas réagir ou poser des questions.
  • En revanche, je m’auto-autorise à vous demander des précisions si besoin.
  • Une fois que tous les membres ont échangé leurs évènements sur la 1ère émotion, je propose à ceux qui le souhaitent d’intervenir pour poser une question ou faire une remarque sur ce qu’ils ont entendu
  • Puis on passe à l’émotion suivante.
  • Vous avez besoin d’une feuille papier ou numérique et d’un stylo ou d’un clavier.

2. Partage des émotions par les participants - 30 minutes

Chaque participant va réfléchir et partager les expériences ou situations durant lesquelles il ou elle a ressenti ces émotions :

  1. Colère
  2. Peur
  3. Tristesse
  4. Joie

(Une expérience = une émotion.)

Le ou la facilitatrice doit veiller à permettre à chaque participant de s’exprimer librement sans jugement de valeur de la part des autres participants.

Si le participant a des difficultés pour exprimer ces situations ou expériences passées, le ou la facilitatrice peut lui poser des questions simples pour l’aider :

  • Est-ce que tu peux nous donner un peu plus de contexte ?
  • Est-ce que tu souhaites ajouter quelque chose ?
  • Est-ce que tu peux m’en dire un peu plus sur cette situation ?

Si l’un ou l’une des participantes ne trouvent pas de situations associées à l’une des émotions, il ou elle n’est pas obligée d’en donner. Si l’un ou l’une des participantes souhaitent parler de plusieurs situations associées à cette émotion, il peut le faire (on essaye de ne pas dépasser 3 situations).

Durant cette partie, le ou la facilitatrice va commencer un travail de synthèse et d’analyse des retours d’expérience de tous les participants.

3. Synthèse de la facilitatrice ou du facilitateur - 5 minutes

Il ou elle commence par remercier les participants d’avoir joué le jeu.

Puis il ou elle va partager sa synthèse (ou convergence quand c’est possible) des retours partagés concernant les moments de colères, de peur et de tristesse.

Il ou elle va essayer de produire oralement une analyse synthétique de ces émotions partagées. Il ou elle partagera ce qui lui semble ressortir de ces partages.

Puis, il ou elle demande à chacun de se féliciter des bons de joies qui ont été vécus par chacun.

4. Lister les actions pour répondre aux problèmes soulevés - 15 minutes

Le ou la facilitatrice va demander aux participants : “Qu’est-ce que vous pensez pouvoir mettre en place pour essayer d’améliorer cette situation ?”

Pour aider les participants, il leur est proposé de formuler leur phrase ainsi :

  • Moi, je vais essayer de…
  • Collectivement, nous pouvons essayer de…

Une fois les propositions notées par le ou la facilitatrice, les participants peuvent voter pour l’action qu’ils jugent prioritaire à mettre en œuvre.

Et on peut célébrer ici la productivité de cette rétrospective et proposer le prochain temps pour en faire une autre (2 semaines à 1 mois selon les équipes). Le format de la prochaine rétrospective dépendra des attentes de l’équipe en fonction des semaines à venir.

L’atelier se termine là.

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Et vous, vous utilisez quoi ? Dites-nous tout à contact@beta.gouv.fr, ou tagguez-nous sur twitter ou linkedin, on se fera un plaisir d’échanger avec vous sur ce sujet ;)

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