À la Fabrique numérique, nous avons deux missions principales : réaliser nous-mêmes les meilleurs services et produits numériques & aider les autres à faire de même.
Pour nos premiers produits, nous nous sommes focalisés sur la première de ces deux missions. Il s’agissait surtout de faire nos preuves et montrer notre valeur ajoutée avant d’épauler les autres.
La seconde, bien qu’aussi importante, est également la plus délicate. Déjà, il est important de définir qui sont « les autres » avant de se demander « comment » les aider. Au sein du ministère des Armées nous disposons de Centres de Développement d’Applications de la Défense : les CDAD. Au nombre de quatre, répartis sur l’ensemble du territoire national, ils sont chargés de développer les outils numériques pour l’ensemble du ministère. Assez naturellement, il nous a semblé évident de commencer à collaborer avec eux. Mais si nous avons des missions assez proches et des métiers très similaires, nos contraintes ne sont pas les mêmes et nos maturités technique et Agile assez inégales.
Les difficultés avec lesquelles nous devons composer sont donc structurelles. Il ne s’agit plus de monter des équipes d’experts ad hoc qui connaissent leur travail, partagent généralement une même culture produit et délivrent avec la qualité qu’on attend d’eux. Il s’agit ici d’intégrer d’autres personnes venant d’entités différentes, et ayant des habitudes et méthodes de travail différentes.
Plutôt que d’essayer de planifier dans les moindres détails comment notre collaboration future allait se passer, nous avons décidé de sauter dans le grand bain et de travailler ensemble sur un premier projet.
Si les objectifs ont été atteints (produit livré et besoins utilisateurs comblés), les résultats en terme de performance et de synergie d’équipe n’ont pas été à la hauteur de nos attentes, que ce soit côté Fabrique numérique ou CDAD.
Qu’à cela ne tienne ! Nous apprenons de nos échanges et de nos expériences et celles-ci nous ont permis de nous améliorer et d’ouvrir la voie à d’autres collaborations efficaces et fructueuses.
Sans prétendre devenir un guide, cet article vise à mettre en lumière nos erreurs passées et les bonnes pratiques que nous utilisons aujourd’hui à la Fabrique numérique lorsqu’il s’agit de travailler de concert avec une autre DSI.
Le premier constat que nous avons pu faire est que nos trois principales erreurs ont été commises assez tôt dans le projet, nous empêchant de poser des bases solides pour la suite.
Déjà, le choix de la stack technique n’a pas été consensuel. À la Fabrique numérique nous avons pour habitude de laisser libre le choix des langages pour nos développeurs freelance. Le problème ici est que les CDAD sont contraints sur certaines technologies. Cette décision non concertée à générer quatre problèmes :
Ensuite, nous n’avons pas suffisamment pris en compte le risque d’avoir des membres de l’équipe à distance : d’un côté ceux du CDAD, de l’autre ceux de la Fabrique numérique. Le travail à distance n’est généralement pas un problème quand tout le monde est aligné, transparent et avec un niveau de connaissance assez proche. Mais ici, en plus du décalage technique nous avions également un fossé géographique. Notre erreur a été de ne pas suffisamment réunir l’équipe, au moins au tout début du projet, afin de comprendre le contexte et l’environnement professionnels de chacun, et instaurer ainsi une plus grande confiance et synergie entre les membres de l’équipe. Par conséquent, nous avons dû faire face à :
Finalement, peu de cérémonies et de routines ont été mises en place. Il est parfois compliqué de suivre à la lettre les cérémonie « scrum » ou agile surtout quand il s’agit de travailler avec des freelances qui ne sont pas particulièrement adeptes de celles-ci, et qui les perçoivent parfois comme une perte de temps. Partant du principe que l’agilité doit être embrassée et non imposée, et surtout s’adapter aux individus, nous avons fait l’impasse sur un certain nombre de réunion pour n’en garder que quelques unes : un point hebdomadaire d’une heure pour l’ensemble de l’équipe et des réunions plus ponctuelles en fonction des besoins. Si cela fonctionne très bien sur des start-up d’État constituées de deux développeurs freelances, les carences ont été assez évidentes dans le cadre de ce projet réunissant quatre développeurs :
Ces trois erreurs ont eu des conséquences directes sur l’équipe du projet :
Clairement le projet en a pâtit. Si dans les derniers mois nous avons pu redresser la barre, nous n’avons jamais totalement trouvé la fluidité et l’aisance qui font la réussite d’une équipe. Mais cette expérience nous a permis de grandir et d’apprendre sur ce qu’il faut et ne faut pas faire.
Les projets avec d’autres CDAD qui ont suivi nous ont permis de mettre en application ces enseignements. Désormais trois principaux préceptes sont respectés :
Nous constatons que ces trois étapes vont permettre à l’équipe :
L’approche décrite ici n’est ni exhaustive, ni exclusive. Elle constitue avant tout une première réponse face à une situation défaillante. D’autres limites et problèmes existent et existeront et d’autres solutions devront être appliquées pour les corriger.
Néanmoins, il apparaît clairement que la communication et la transparence de l’information sont essentielles à la réussite d’un produit/projet. Elles n’impliquent pas de fait le succès mais les négliger entraîne inévitablement des difficultés, parfois difficile à surmonter. Cela peut paraître une évidence pour nombre d’entre nous, mais il est éloquent de voir qu’il s’agit pourtant de la principale source de problèmes.
À la Fabrique numérique nous restons convaincu que le principe à la base d’une collaboration efficace est l’égalité des membres d’une équipe face aux choix qui l’impactent dans son ensemble. C’est pourquoi nous œuvrons du mieux possible pour que nos valeurs de bienveillance, d’humilité, de confiance et de transparence soit une réalité plutôt que seulement des mots affichés sur un mur.
